Rukoväť mladého project managera: mailová komunikácia

Doba je prajná, aktivita spoločnosti dosahuje historické maximá, a tak sa stalo, že sa deje naozaj obrovské množstvo projektov, ktoré kladie ešte o kus obrovskejšie nároky na ľudské zdroje.

Projekty, alebo ich časti, zvyčajne vedú projektoví, či account manageri. Svet je plný ľudí, ktorí sa týmto remeslom živia, prípadne sa ním živiť chcú, no nie každý má to šťastie, aby ho niekto povolaný zasvätil do jeho tajov a temných zákutí. Školský systém radšej úplne vynechám a opakujem, že nie každému sa podarí cibriť svoje schopnosti vo firme, kde sa mu má kto venovať. 

Na základe svojich mnohoročných a oddretých skúseností som napísal základné pravidlá mailovej komunikácie, ktoré môžu ušetriť mnoho hodín, nervov, ba dokonca mladých nevinných životov. Existuje kvantum literatúry, ktorá sa tejto problematike venuje dopodrobna, je to tuším aj samostatný štúdijný odbor, toto je len príručka prvej pomoci a návod na prežitie po zoskoku do džungle. Neriešim napríklad gramatiku, ktorá vám síce narobí kopec hanby, ale na úspešné zvládnutie komunikácie k projektu nemá zásadný vplyv.

Tak, ako sa sila reťaze meria v jej najslabšom článku, kvalita projektu stojí a padá na projektovom manažérovi.

Ak pracujete ako projektový manažér a nepracujete v organizácii, kde máte noty aj na to, kedy chodiť na WC, musíte si vybudovať systém práce. Inak zahyniete. Buď vlastnou, alebo cudzou rukou. Čo je v podstate jedno.

1) Napíšte si “Osoby a obsadenie”

Keď sa nejakému projektu idete venovať, určite viete, že treba mať Fahrplan. Fahrplan zahŕňa všetko možné aj nemožné o projekte. Čo má byť kedy hotové, čo na to treba, a kto je za to zodpovedný.

Pre komunikáciu je nesmierne dôležité spísať si osoby a obsadenie. Špeciálne ak na projekte pracuje veľké množstvo ľudí, je krucinálne presne vedieť, čo s kým riešiť. Nesmierne množstvo času a HDP sa premárni tým, že nesprávni ľudia vyžadujú nesprávne veci od iných nesprávnych ľudí. Prirodzené talenty si to zvyčajne pamätajú, ale nikdy nie je naškodu mať to napísané. Napríklad, keď náhle sublimujete a niekto musí prácu dokončiť po vás. Inak pripravujete všetkých o čas, svojich partnerov o nervy a seba o reputáciu. Slovensko je malé, treba si na to dávať pozor, lebo vaša sľubná kariéra sa skončí skôr, ako začala a talent, ktorý vo vás možno drieme, neuzrie svetlo sveta. Čo by bola večná škoda aj pre vás, aj pre svet.

2) Naučte sa písať predmet mailu

Nie je nič horšie, ako plný mailbox mailov bez predmetu, prípadne zhlukom písmen, ktoré vyvrhol nepríčetný prúd vedomia. Nikto nevie, čo v nich je, nikomu sa to nechce čítať a zle sa v tom vyhľadáva. Predmet určíte podľa toho, čo v mailoch riešite. Dnes už dobre funguje vláknovanie, teda súvisiace maily sa v mailboxe reťazia, nie je preto nutné predmet vypisovať zakaždým a rovnako stačí dať “reply/odpovedať”, nie začínať nový mail. Novým mailom sa totiž vlákno preruší a súvisiace maily treba prácne hľadať. O to dôležitejšie je napísať správny predmet hneď na začiatku. Reťaz mailov nazvaná „Re:     „ veľa o ich obsahu nenapovie. Ak je projektov viac, tento typ triedenia informácií vás privedie do hrobu.

3) Naučte sa používať CC, BCC a reply to all

a) Adresát mailu je vždy ten, komu je informácia primárne určená. Ak je tých ľudí viac, rovnako ich napíšte do prvého riadku, kolónka „TO/PRE“

b) CC, teda carbon copy, teda, „cez kopirák“ slúži na to, aby sa informácia dostala na vedomie aj iným ľuďom, pre ktorých môže byť dôležitá. V skratke, keď som ako hlavný adresát, mail čítam celý, podrobne a problémom, ktoré sa v ňom nachádzajú, venujem svoju pozornosť a čas. Keď som v CC, mail si prečítam, ale neriešim, pretože ho má riešiť ten, komu je primárne určený. Zároveň mám však ahnung čo sa deje a prípadnú barličku pre spätnú kontrolu.

c) BCC je adresát, ktorého ostatní účastníci konverzácie nevidia, teda nevedia, že mail dostal. Využívať sa môže rôzne, zvyčajne len ako proof, že sa niečo niekam poslalo

d) Keď je v konverzácii zapojených viac ľudí, dávajte pozor, aby sa odpoveď určená všetkým, vždy všetkým aj dostala. Na to je táto funkcia stvorená. Nepotrebujete vypisovať všetky adresy, skrátka príde každému a hierarchicky („to“; „cc“; „bcc“) podľa predchádzajúcej konverzácie. Hlavne, keď zodpovedný kontakt A nereaguje, môžete plynulo začať bombardovať kontakt B, ktorý bol dovtedy len ako CC. Bude aspoň tušiť, o čom točíte a opäť, ušetríte kvantum času a nervov všetkým vospolok.

4) Čítajte si maily, ktoré sú vám určené

Nie je nič strašnejšie, ako keď žiadate od niekoho vec, na ktorú však dotyčný potrebuje niečo od vás, písal vám to pred tromi dňami, lebo na to potrebuje ďalšie dva dni a vy máte už teraz hodinu po deadlajne. Vyzeráte ako idiot, šírite stres a neplníte svoj fahrplan. Jediný, kto za to môže, ste vy a všetci to dobre vedia.

5) Redukujte

Pokiaľ váš klient/partner nie je maniak, mailujte a telefonujte čo najmenej. Do jedného mailu sa dá napísať aj viac informácií, len ich treba oddeliť, ideálne očíslovať. Čím menej budete svoju existenciu pripomínať, tým menej vás budú všetci neznášať.

P.S.: ak máte ďalšie pripomienky a postrehy, napíšte mi ich pod tento post na Facebooku